En los casos en que no se cumpla el plazo de emisión de un día, el Estado miembro de que se trate debe notificarlo a la parte que solicita el certificado. Para cumplir el requisito de emisión en el plazo de un día, los Estados miembros deben implantar un sistema totalmente automatizado para emitir el CDRF, que permita las solicitudes a través de un portal en línea accesible al contribuyente y a las partes autorizadas (por ejemplo, intermediarios financieros que soliciten el CDRF en nombre de sus clientes).

Intermediarios y registros nacionales

Para beneficiarse de los procedimientos de mitigación de la retención en origen que constituyen el núcleo de la Directiva, los inversores tendrán que poder colaborar con intermediarios financieros que cuenten con un certificado que les acredite para prestar dichos servicios.

Existen dos vías para ser certificado como intermediario financiero certificado (IFC) y, por tanto, para poder hacer uso de los procedimientos de la presente Directiva:

Con carácter obligatorio, para entidades grandes y depositarios centrales de valores que actúan como retenedores en origen y que, como tales, deben registrarse en los Estados miembros en los que estén situados los emisores de valores y en los que alguno de sus clientes haya invertido.

Y con carácter voluntario, para todas las demás entidades (incluidas las establecidas en el territorio de un tercer país) que actúen como intermediarios financieros y cumplan los requisitos específicos mediante el registro en uno o varios de los registros nacionales establecidos de conformidad con la presente Directiva, a discreción del intermediario de que se trate; se espera que el registro se lleve a cabo en aquellos Estados miembros en los que sus clientes tengan inversiones.

Los Estados miembros que no deban conceder una mitigación del exceso de retenciones en origen debido a una exención de la retención en origen sobre los pagos de dividendos o, en caso de que el tipo impositivo nacional pertinente sea siempre inferior o igual al tipo que podría aplicarse en virtud de los convenios de doble imposición, no necesitan disponer de un registro nacional.

Los Estados miembros que opten por conceder una mitigación en origen o una devolución rápida del exceso de retención sobre los intereses de los bonos, deben o bien utilizar el registro nacional ya creado para mitigar la retención sobre los dividendos recaudada en exceso, o bien crear de otro modo un registro nacional.

Los IFC no conformes, incluidos los que incumplan los requisitos de registro, serán eliminados de los registros nacionales o sancionados.

Notificación y plazos

Las obligaciones de comunicación de información se derivan de la inscripción en uno de los registros nacionales. Todos los IFC incluidos en uno o varios de los registros nacionales están sujetos a la obligación de informar a la autoridad que lleva el registro y, en su caso, al retenedor, independientemente de su país de residencia (en la UE o fuera de esta, o en un Estado miembro con o sin registro nacional propio).

Los IFC inscritos en cualquier registro nacional deben comunicar la inversión de sus clientes en un Estado miembro que tenga un registro nacional cuando esta se realice. Este Estado miembro de origen tendrá que prever una mitigación y, por lo tanto, reconstruir la cadena de pago de valores e identificar al inversor final. La Directiva no excluye la posibilidad de que los IFC externalicen la obligación de comunicación de información a otro intermediario financiero dentro de la cadena de custodia, en la medida en que el IFC respectivo siga siendo responsable de la exhaustividad y exactitud de dicha información.

El incumplimiento de la obligación de comunicación dará lugar a sanciones.

Elementos informativos

Los IFC deben comunicar solo la parte de la operación que es visible para ellos, por ejemplo, de quién recibe el dividendo o interés y a quién se paga.

La información comunicada a la administración tributaria le permitirá determinar la identidad del inversor final y su posible derecho al tipo reducido de la retención en origen.

El plazo para comunicar la información es de 25 días a partir de la fecha de registro. La comunicación debe tener lugar lo antes posible después de la fecha de registro, a menos que una norma de liquidación relativa a cualquier parte de una operación esté pendiente en la fecha de registro, en cuyo caso la notificación de dicha operación debe producirse lo antes posible después de la liquidación. En la práctica, todas las posiciones se liquidan normalmente en un plazo de diez a quince días a partir de la fecha de registro. Si esto no se ha producido en el vigésimo día, con el fin de lograr una mitigación eficiente del exceso de retenciones en origen, la Directiva exige que las instituciones financieras centrales sigan informando de la situación el vigésimo día y en los cinco días siguientes.

En los Estados miembros en los que se aplicará la mitigación en origen y cuando la fecha de pago de dividendos esté dentro del plazo de veinticinco días a partir de la fecha de registro, los intermediarios financieros deben disponer de un mecanismo para comunicar oportunamente información al retenedor sobre el tipo que debe aplicarse.

Sistemas de mitigación previstos

La propuesta de Directiva prevé un sistema de mitigación en origen y un sistema de devolución rápida. En el sistema de mitigación en origen, el retenedor aplica el importe correcto del gravamen en el momento del pago del dividendo o interés. En el sistema de devolución rápida, el impuesto se retiene al tipo más elevado aplicado en el país de origen, pero lo ingresado indebidamente se devuelve en un plazo determinado de veinticinco días como máximo a partir de la fecha de la solicitud o a partir de la fecha en que se cumpla la obligación de comunicación, si esta última fecha es posterior. Este proceso debe tener lugar en un plazo de 50 días naturales a partir de la fecha de pago. En ambos casos, los agentes pertinentes en los procedimientos serían los IFC que actuarían en nombre de los inversores.

Al aplicar los procedimientos de mitigación, la administración tributaria competente puede decidir externalizar las tareas pertinentes a un retenedor designado en lugar de gestionar las tareas por sí sola.

Cada Estado miembro que aplique procedimientos de mitigación del exceso de retención en origen podrá decidir aplicar la mitigación en origen o el sistema de devolución rápida, o ambos, así como utilizar o no la posibilidad de externalización antes mencionada.